Ya sea que trabajemos de manera informal, en oficinas, con labores rutinarias o que demanden mucha creatividad y dinamismo, dedicamos varias horas semanales a reuniones que se relacionan con algún aspecto laboral. De manera particular los gerentes y responsables de recursos humanos invierten tiempo en estos encuentros. La cuestión es que con posterioridad, los asistentes suelen calificarlas como ineficaces, lo cual representa una pérdida de tiempo y dinero.

Tras una revisión de casi 200 estudios científicos sobre este tópico, investigadores de las Universidades de Clemson y Nebraska ofrecen una hoja de ruta con claves para desarrollar reuniones efectivas (Mroz, Allen, Verhoeven, & Shuffler, 2018):

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Antes de las reuniones

  1. Diseño de reuniones
  2. Convoque una reunión solo cuando sea necesario.
  3. Programe la duración de la reunión para que se ajuste a los objetivos de la misma; evite las reuniones largas.
  4. Mantenga reuniones de tamaño pequeño, incluya sólo a aquellas personas cuya experiencia y conocimiento sean necesarios.
  5. Adapte la tecnología a los objetivos de la reunión: utilice medios aptos (como videoconferencias, o teleconferencias con adecuada calidad) para los asistentes virtuales.
  6. Responsabilidades del líder y los asistentes
  7. Establezca objetivos claros y resultados deseados para la reunión. Prepare una agenda y distribúyala por adelantado.
  8. Asegúrese de que la reunión sea relevante para todos los invitados. Asista preparado, revise la agenda de antemano.
  9. Asegúrese de que los dispositivos que se utilizarán funcionen y estén listos para funcionar antes de la hora de inicio de la reunión.

Las decisiones tomadas antes de una reunión lo prepararán para el éxito. Durante la reunión entrará en juego el verdadero desafío de su efectividad.

Durante las reuniones

Responsabilidades de los asistentes

  • Llegue temprano (o a tiempo).
  • Evite las quejas, el comportamiento de comunicación dominante y las declaraciones verbales inapropiadas.
  • Evite realizar actividades no relacionadas y la no participación.
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Responsabilidades del líder

  • Siga una agenda que establezca objetivos y resultados claros para la reunión.
  • Comience la reunión a tiempo.
  • Evite las distracciones y la multitarea durante la reunión.
  • Permita que los asistentes participen en el proceso de toma de decisiones. Si ya se tomó una decisión, avíseles a todos.
  • Anime activamente a todos a participar.
  • Intervenga cuando los patrones de comunicación interpersonal se vuelvan disfuncionales.

Gran parte de lo que hacemos y pensamos está influenciado por el contexto social y el comportamiento de los demás. Entonces, el éxito de la reunión será en gran medida moldeado por quienes nos rodean.

Después de las reuniones

La investigación muestra que las acciones tomadas mucho después de que finaliza una reunión pueden hacer o deshacer las percepciones de los asistentes sobre el éxito de la misma.

Corto plazo

  • Envíe las actas de las reuniones y los elementos de acción inmediatamente después de la reunión.
  • Evalúe brevemente la satisfacción y la calidad de la reunión inmediatamente después de finalizada, para informar el diseño de futuros encuentros.

A largo plazo

  • Incorpore la satisfacción con la reunión como un componente de la participación de los empleados en toda la organización, a través de encuestas de satisfacción.
  • Haga que los líderes examinen críticamente las reuniones de rutina para determinar su necesidad y valor.

La satisfacción de los asistentes con las reuniones es útil para mejorar su eficiencia a la vez que funciona como predictor significativo de la satisfacción laboral y el compromiso de los empleados en el trabajo.

Referencia bibliográfica:

Mroz, J. E., Allen, J. A., Verhoeven, D. C., & Shuffler, M. L. (2018). Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings. Current Directions in Psychological Science, Vol. 27, pp. 484-491. https://doi.org/10.1177/0963721418776307

Fuente: Quartz

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